Contratación pública y ticketing: qué debes saber como ayuntamiento

Contratar un servicio de venta de entradas desde una administración pública no es lo mismo que hacerlo desde un teatro privado. La normativa de contratos del sector público obliga a definir por escrito qué pides, a puntuar las propuestas con criterios objetivos y a justificar la adjudicación. Un pliego mal redactado puede dejarte durante cuatro años con un proveedor que no se adapta a tu sala o, peor aún, con un contrato impugnable.

Esta guía está pensada para técnicos de cultura, secretarías y responsables de contratación de ayuntamientos, consejos comarcales y patronatos municipales que preparan una licitación de ticketing para teatros, auditorios o programación cultural.

Un pliego bien hecho ahorra meses de mala convivencia con un proveedor. Un pliego mal hecho te deja cuatro años resolviendo lo que no supiste pedir.

1. Define bien el objeto del contrato

Parece trivial, pero es el primer error habitual. "Servicio de venta de entradas" no es suficiente. El pliego debe especificar claramente:

• Número de equipamientos cubiertos (un teatro, un auditorio, una red de salas, un festival anual…).
• Volumen estimado de ventas anuales y número de funciones programadas.
• Canales de venta incluidos: web pública, taquilla física, telefónica, tienda de terceros.
• Métodos de pago a aceptar (tarjeta, Bizum, transferencia, bono cultural joven…).
• Si se incluye o no la pasarela de pago, y quién asume las comisiones bancarias.

Sin estos datos, cada licitador hará una oferta sobre una hipótesis diferente y no podrás compararlas de forma objetiva.

2. Modelo económico: no mezcles peras con manzanas

Los proveedores de ticketing operan con modelos muy distintos: licencia fija, comisión por entrada, tarifa por evento, híbridos… Si en el pliego permites cualquier modelo sin pedir una simulación comparable, la evaluación se vuelve imposible.

Recomendación: pide una simulación económica sobre un volumen de referencia (por ejemplo, «coste total anual para 25.000 entradas vendidas con un precio medio de 15 €»). Así cada licitador hace números sobre el mismo escenario. Si uno ofrece licencia fija (por ejemplo, 1.250 €/año) y otro un 4 % sobre venta, sobre 375.000 € facturados la diferencia se hace evidente: 1.250 € frente a 15.000 €.

Advertencia: si el modelo implica cobrar una comisión al espectador (ticket fee), ese coste repercute sobre el ciudadano. Muchos ayuntamientos prefieren prohibirlo explícitamente en el pliego para no encarecer el acceso a la cultura.

3. Criterios técnicos: qué puedes exigir sin discriminar

El principio de la contratación pública es que los criterios sean proporcionados y no discriminatorios. Pero tienes derecho —y deber— de exigir requisitos mínimos que garanticen un servicio de calidad.

3.1. Disponibilidad y SLA

• Disponibilidad mínima anual del servicio (por ejemplo, 99,5 %).
• Tiempo máximo de resolución de incidencias críticas (por ejemplo, 4 horas en horario de taquilla).
• Penalizaciones económicas con fórmula objetiva si no se cumple.
• Informe mensual de disponibilidad e incidencias.

3.2. Seguridad de la información

• Cumplimiento del RGPD y de la LOPDGDD.
• Encargado del tratamiento con contrato anexo al pliego.
• Servidores dentro de la Unión Europea (o justificación de la excepción).
• Copias de seguridad y plan de continuidad documentados.
• Adecuación al Esquema Nacional de Seguridad (ENS) según el nivel aplicable. En sistemas que gestionan servicios a la ciudadanía, el ENS es de aplicación directa y puedes exigir, como mínimo, una declaración de conformidad en curso.

Un proveedor que te diga de palabra «estamos certificados» y que no pueda acreditarlo por escrito no cumple. Pídelo en el pliego y puntúalo.

Un proveedor serio debe saber decirte en qué punto del cumplimiento del ENS se encuentra y documentarlo de forma transparente cuando un ayuntamiento se lo pide, aunque todavía no tenga el certificado colgado.

3.3. Facturación electrónica e integración administrativa

• Emisión de factura vía FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas).
• Formato Facturae 3.2 o superior.
• Compatibilidad con la contabilidad que utilice el ayuntamiento.

3.4. Accesibilidad

• Cumplimiento del Real Decreto 1112/2018 de accesibilidad de las webs del sector público.
• Nivel WCAG AA como mínimo en el proceso de compra.
• Declaración de accesibilidad publicable.

3.5. Idioma

• Interfaz pública y correos transaccionales en la lengua oficial del municipio.
• Soporte técnico disponible en ese mismo idioma.

4. Marca blanca y propiedad de los datos

Uno de los puntos que menos se cubren en los pliegos y de los que más tarde se lamentan los ayuntamientos. Deja claro por escrito:

• La página pública debe mostrar exclusivamente la imagen del municipio, sin marca del proveedor.
• Los datos de los espectadores son titularidad del ayuntamiento, no del proveedor.
• Al final del contrato, el proveedor entregará los datos en formato estándar y los eliminará de sus sistemas en un plazo definido.
• Prohibición explícita de uso de los datos por el proveedor para fines comerciales propios.

5. Solvencia técnica del licitador

Puedes exigir como criterio de solvencia:

• Experiencia demostrada en el sector cultural.
• Casos de referencia en equipamientos de características similares.
• Equipo humano con perfiles identificados (responsable de proyecto, soporte técnico).
• Certificaciones relevantes (ISO 27001, ENS, esquemas de calidad).

Cuidado con no establecer criterios tan restrictivos que solo un proveedor los cumpla: sería motivo de recurso.

6. Cómo puntuar las propuestas

La normativa recomienda que los criterios evaluables mediante fórmula tengan más peso que los subjetivos. Una distribución razonable para un contrato de ticketing:

• 50 % criterios automáticos: precio, comisiones, plazos de implantación, SLA comprometido.
• 30 % criterios técnicos con juicio de valor: calidad de la interfaz de compra, propuesta de accesibilidad, plan de formación, plan de migración.
• 20 % solvencia técnica reforzada: certificaciones, casos demostrados, equipo asignado.

7. Riesgos habituales que evitar

• Pliegos copia-pega de otro municipio con requisitos que no se ajustan a tu realidad.
• Precio como único criterio: acabarás con el peor servicio del mercado.
• Dejar abierta la propiedad de los datos: cuatro años después no podrás recuperarlos sin una guerra jurídica.
• No prever la migración desde el proveedor anterior: perderás abonados históricos.
• Contratos a 4 años sin revisión: el sector cambia deprisa; deja una puerta abierta a modificaciones no sustanciales.

Checklist: puntos imprescindibles en el pliego

• Objeto del contrato con volúmenes y canales detallados.
• Simulación económica sobre un escenario común.
• Prohibición (o limitación explícita) de comisiones al ciudadano.
• SLA con penalizaciones objetivas.
• Cumplimiento RGPD + ENS + accesibilidad + FACe.
• Marca blanca y lengua oficial obligatorias.
• Titularidad de los datos y plan de salida.
• Criterios de valoración ponderados y publicados.
• Plan de migración desde el proveedor anterior.
• Formación inicial y continuada al personal municipal.

Un buen pliego no busca «el proveedor más barato»: busca el que mejor puntúa con las reglas del juego definidas antes de abrir sobres.

Asesoría para ayuntamientos

En YesWeTicket nos encontramos cada año con ayuntamientos que nos preguntan cómo plantear su pliego. Lo hacemos sin compromiso: no participamos después como asesores externos en la licitación (sería una incompatibilidad), simplemente compartimos nuestra experiencia para que el pliego salga bien independientemente de quién acabe ganando.